Emilie, můžete nám prosím krátce Fameless.cz představit? Jsme parta nadšenců, kteří si prošli světem e-commerce, zahraniční expanze, automatizace či migrace systémů a e-shopů. Snažíme se hledat systémová řešení, vyvíjet software a automatizovat procesy – to vše v systému POHODA. Vyvinuli jsme si vlastní API na Pohodu a díky tomu můžeme realizovat v podstatě jakékoli nadstavby pro konkrétní rozšíření nad rámec Pohody, či propojovat s dalšími systémy, tak aby zůstal stále zachován „jednotný zdroj pravdy“. Tím myslím, že je zapotřebí shromažďovat informace na jednom místě, nikam je netříštit. To je naše hlavní motto, které razíme.
Jací jsou vaši typičtí zákazníci?Soustředíme se především na e-commerce, tam to „známe od nuly“. Máme za sebou roky praxe s projektem DoktorKladivo, kde jsme začínali od ručního zpracování objednávek až po expanzi do 12 zemí. Díky tomu dobře víme, co firmy využívající Pohodu skutečně potřebují. Pomáháme hlavně rostoucím e-shopům, obchodním a výrobním firmám efektivně propojit systémy a připravit se na další rozvoj či expanzi.
Na návštěvě e-shopu Doktor Kladivo nám ukázali, jak zefektivnili firemní procesy Mnoho firem stále zpracovává většinu procesů ručně, jak v programu POHODA, tak i mezi různými systémy. Uživatelé Pohody neznají funkce jako je například automatické generování vydaných objednávek, import dokladů či propojení banky, kurzovního lístku. Dále se často setkáváme s nešvarem ručního přepisování informací či objednávek z dalších systémů. Nejčastěji mezi e-shopem a účetním systémem.
Když uvedu konkrétnější příklad, často klienti potřebují napojit svůj systém POHODA na různé e-commerce platformy, například Shoptet, Shopify, WooCommerce či e-shopy na míru. Pomůžeme jim díky našemu API automatizovat přenosy a obousměrně synchronizovat data ať už stavy objednávek, produkty, sklady mezi e-shopem a Pohodou, čímž se eliminuje potřeba manuálního zadávání dat a tím se taky minimalizuje riziko chybovosti.
To je trend, který se opakuje u většiny našich zákazníků.
Mnoho firem tedy stále zpracovává svá data ručně, což je, jak jste sama zmínila, nejen zdlouhavé, ale také náchylné k chybám. Nejde ale jenom o integraci s jinými systémy. Obrací se na Vás i firmy, které potřebují automatizovat své vnitřní procesy? Ano, v poslední době se na nás obrací stále více firem, které procházejí generační obměnou. Nové vedení chce zavádět inovace a automatizovat firemní procesy – od jednoduchých modulů, přes sdílené tabulky, až po papírové formuláře a „pochodování s papíry“ mezi kancelářemi.
Tito nástupci hledají způsoby, jak firmu posunout dál. Zajímají se o možnosti systému POHODA i o alternativní ERP řešení. a právě v tu chvíli přicházíme na scénu my.
Pomáháme firmám analyzovat jejich stávající procesy, navrhujeme funkční systémovou architekturu v rámci i nad rámec programu POHODA a společně digitalizujeme a automatizujeme, co dává smysl. Naším cílem je uvolnit ruce od rutiny, snížit chybovost a umožnit firmám věnovat se tomu nejdůležitějšímu – strategickému rozvoji. a právě to nás na téhle práci nejvíc baví.
Mohla byste uvést příklad, jaké konkrétní účetní procesy se dají automatizovat?V podstatě se dá automatizovat vše, co má přesně dané postupy a jasné opakující se podmínky. Opět se přikloním k e-commerce a pro konkrétní představu popíšu například základní proces toku objednávky firmou, kdy při plném nasazení automatizace projde až 95 % celého objemu objednávek, tedy kromě fyzického balení a expedice ze skladu, takřka bez lidského zásahu.
Jedná se tedy o změnu stavů objednávek, generování zálohových či konečných vydaných faktur. Generování vydaných objednávek na základě předdefinovaných limitů či výpočty obrátky. Vyčítání plateb z bankovních avíz pro urychlení expedice. Mezi oblíbené patří třeba i automatické vyplňování Intrastatu.
V účetnictví hrají přesnost a efektivita klíčovou roli. Automatizace procesů tak může být pro tyto firmy jedním z kroků, jak tohoto cíle dosáhnout?Přesně tak, často se děje, že zaměstnanec zapomene na nějakou část ve svém procesu. Například když si zákazník nepřevezme od dopravce svoji objednávku a objednávka se vrátí na sklad. Následně se musí stát několik úkonů, tak aby vše účetně i fyzicky sedělo. Zde se často stává, že zaměstnanec zapomene vystavit opravný daňový doklad a pouze vrátí zboží do regálu. Nebo ODD vystaví, ale už nevystaví příkaz k úhradě pro vrácení platby. Těch kroků „co se musí stát, když“ je mnoho. Automat chyby v procesech nedělá. Toto, co popisuji, jsou velmi základní věci. z praxe máme už prošlapané cestičky i v problematice výměny produktů, třeba i v kombinaci s věrnostním kreditovým systémem. Popsat plnou automatizaci těchto procesů by bylo na další půl stránky :)
S kolegy z iPodniku jsme probrali možnosti automatizace skladů Do značné míry je opravdu „pustit z hlavy“ mohou, ale vždy samozřejmě záleží na konkrétní situaci a míře automatizace, kterou implementují. Jsou oblasti, které jdou automatizovat plně, jako například zmíněné generování faktur nebo párování plateb. Nicméně i přes vysokou míru automatizace je důležité mít nad procesy dohled. Což v praxi znamená, že nepotřebujete 5 administrativních pracovníků, ale třeba jenom 2.
Jaké další efekty může automatizace firemních procesů mít? Kromě již zmíněného ušetřeného času a nižší chybovosti?Díky automatizaci jsou firemní procesy rychlejší, což přispívá k lepší péči o zákazníka. Navíc díky plynulé integraci mezi e-shopem a skladem může firma například rychleji dodávat a posílit tak svoje postavení na trhu. Těch výhod může být celá řada, záleží samozřejmě na konkrétních případech konkrétních zákazníků. Setkávám se s názorem, že kvůli automatizaci lidé přicházejí o práci. Já to tak ale vůbec nevnímám. Využíváme automatizace pro rutinní činnosti, tak aby se zaměstnanci našich klientů mohli věnovat rozvoji firmy.
Nejde tedy asi o jedno univerzální řešení, které by vyhovovalo všem, že?Přesně tak, ke každému zákazníkovi přistupujeme individuálně. Pokud jde o větší projekt, vždy tomu předchází analýza firemních procesů, kde si uděláme představu a pak se snažíme klientovi navrhnout co nejlepší systémové a procesní řešení. Zároveň máme ale i mnoho standardizovaných řešení, takže klient nemusí vždy platit celý vývoj od 0.